6 passos para evitar o erro ao emitir a sua nota fiscal

Os problemas mais comuns na emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NFe) acontecem principalmente em empresas que ainda não possuem um software especializado em emissão de notas fiscais e dependem de pessoas para realizar esse procedimento manualmente. Preparamos um texto para você saber como evitar pelo menos seis desses erros.

1 – Saber escolher o certificado digital correto

O certificado é uma assinatura digital da empresa e é necessário para o processo de emissão de nota fiscal eletrônica. Ele identifica uma pessoa física ou jurídica e valida as informações contidas em contratos e notas fiscais. É a partir disso que a fiscalização tem garantia de que os dados presentes nesses documentos são válidos. Existem alguns modelos de certificado digital, sendo os principais o A1 e o A3. Descubra agora qual o mais adequado para o uso em sua empresa.

O A1 é digital e instalado diretamente no emissor de nota fiscal automática ou no seu computador. Ele tem validade de 1 ano. Já o A3 tem validade de 3 anos e é físico, como um pendrive ou token.
As diferenças são bem maiores do que pode parecer no primeiro contato. Primeiro você deve saber que o certificado A1 oferece mais autonomia em seu uso no dia a dia. O fato de ter suas informações salvas em nuvem e poder ser utilizado a qualquer hora e lugar também ajuda muito. Usando o A3 com seu formato físico, é necessário carregá-lo consigo para emitir notas fiscais.

2 – Preenchimento incorreto de dados

Uma das principais razões de a nota ser rejeitada poderia ser facilmente evitada, caso houvesse mais organização e atenção: o preenchimento incorreto de dados. Por isso, muita atenção ao faturar uma nota fiscal!

É importante manter um cadastro atualizado com CNPJ, endereços e contatos para não causar nenhum tipo de transtorno na consulta ou emissão de notas, caso a empresa dependa das informações de seus clientes para emitir a NFe corretamente.

Ter o cadastro de e-mail de seus clientes atualizado também é importante para garantir que ele receba o arquivo oficial XML e, assim, comprove a segurança da venda. Caso sua empresa não envie o arquivo XML comprovando a segurança da venda, ela pode ser penalizada.

3 – Renove o certificado digital

Caso ele esteja vencido, a autoridade certificadora precisará ser contatada para liberar o acesso novamente às emissões. Geralmente se trata do “erro 90”. Se você utilizar o certificado tipo A1, será preciso instalá-lo novamente; se for o A3, você deve inserir novamente o token (pendrive) e reiniciar o sistema.
Outro cuidado que se deve ter ao se tratar é salvar as senhas de uso dos certificados, inclusive a de revogação, para não haver dúvidas ao usá-las, sempre que necessário.

4 – Não automatizar a emissão das notas fiscais

Hoje, não existe mais uma boa razão para pessoas físicas ou jurídicas não optarem pela facilidade gerada por um processo de emissão de notas fiscais que não seja automatizado. Basta ver como pode ser trabalhoso o processo de emissão e quantos inconvenientes podem surgir em um processo que ainda é feito manualmente. Seja um erro de digitação, esquecimento ou falha no próprio sistema das prefeituras. A lista é grande.

Por ser um processo trabalhoso, preencher todas as informações pode ocasionar mais de um problema na emissão de nota fiscal eletrônica. Seja um erro de digitação, esquecimento ou falha no próprio sistema das prefeituras.

Para evitar maiores problemas, escolha um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas que possa automatizar de forma inteligente esse trabalho, evitando a falha humana e garantindo todo o suporte que sua empresa precisa para seguir com tranquilidade. Afinal, se hoje é mais simples emitir notas, também é mais fácil fiscalizá-las.

5 – Nota fiscal não autorizada

Quando a Secretaria da Fazenda encontra algum problema em dados cadastrais do destinatário ou do emitente da nota fiscal, principalmente em sua inscrição estadual, municipal ou CNPJ, pode ocorrer uma falha na emissão. Essas falhas são identificadas ao final do preenchimento como “código 1” ou “código 2” e “erro 508”.

6 – Cancelamento e correções

São duas situações que, para serem resolvidas, despendem tempo e mão de obra. Dois ativos valiosos a qualquer empreendedor. O cancelamento deve ocorrer, caso seja detectada qualquer incoerência nas informações da nota e pode ser feito em até 24 horas da emissão. Já em caso de correções, a empresa terá 30 dias para fazer as alterações, a fim de evitar inconsistências.
Mais uma razão para redobrar o cuidado ao emitir uma nota fiscal: os valores de impostos, quantidades de produtos, dados cadastrais e datas de emissão não podem ser alterados.

A missão do Quero Faturar é justamente evitar que tais erros ocorram. Experimente por 15 dias sem compromisso e, caso lhe agrade, contrate o sistema por apenas R$29,90 no seu plano mensal. Não há taxa de implantação, e garantimos a melhor e mais eficaz ferramenta para emissão de notas fiscais do mercado.